Voici comment débuter les notions pratiques exceptionnelles en Excel [cours d'informatique]

Microsoft Excel: Les compétences de base.

Quelques notions fondamentales

Certains logiciels exécutent leurs tâches de manière spécifique. Ce sont des logiciels d'application qui fonctionnent suivant un ordre pré-établi dans des domaines particuliers dont Excel fait partie. 

En effet, Excel est un logiciel d'application de Microsoft conçu pour créer et utiliser des tableaux. Contrairement à l'application Word (traitement de texte), Excel à pour rôle de faire les calculs; c'est un tableur.

Lorsque vous lancez Excel, plusieurs modèles s'affichent sur l'écran de votre ordinateur et vous allez devoir certainement choisir Nouveau classeur pour commencer votre travail.

L'ouverture d'Excel vous conduit alors dans un éditeur du nom classeur. Le nom par défaut d'un nouveau classeur est Classeur1-Excel (version 2013-2016 par exemple) dont vous pouvez modifier selon le modèle de votre fichier. Un classeur Excel (2013-2016) affiche à l'ouverture une feuille de calcul (Feuil1) active. Vous avez la possibilité d'insérer ou d'ajouter d'autres feuilles en cliquant sur le bouton + se trouvant en bas à gauche juste à côté du nom de la Feuil1. Les feuilles d'Excel sont regroupées dans un classeur caractérisé par:

• Une barre de titre située dans la partie supérieure de la fenêtre; c'est la toute première barre de votre fenêtre affichant le nom ou le titre de votre fichier. La barre d'outils Accès rapide est située sur la même ligne que celle de titre et peut être personnalisée selon vos besoins. Elle contient pour la plupart des boutons( Nouveau, Ouvrir, Enregistrer, Annuler, Rétablir, etc.) et peut être aussi affichée sous le ruban.

• Le ruban regroupe la majorité des outils que vous allez utiliser lorsque vous travaillez avec Excel tels que les onglets (FICHIER, ACCUEIL, INSERTION, MISE EN PAGE, FORMULE, DONNÉES, RÉVISION, AFFICHAGE) regroupés en groupe de commandes liées à une tache spécifique. Vous pouvez personnaliser le ruban en y ajoutant les onglets DÉVELOPPEUR, COMPLÉMENT et plus encore si ces derniers ne sont pas affichés par défaut. Pour y parvenir vous allez activer un menu contextuel (clic droit) sur une partie vide du ruban et choisir l'option Personnaliser le ruban dans ce menu contextuel qui vous affiche la boite de dialogue Option Excel. Cochez enfin les onglets DÉVELOPPEUR, COMPLÉMENTS ou d'autres encore si besoin sous Onglets principaux de Personnaliser le ruban situé sur le coté droit de cette boite de dialogue et cliquer sur OK. Vous venez ainsi de personnaliser votre ruban. Chaque onglet est divisé en groupe de commandes tels que Presse-papiers, Police, Alignement, Nombre , Style, Cellules, Edition. Vous remarquez une flèche diagonale orientée vers le bas située dans le sommet inférieur droit de chaque groupe: C'est le lanceur de la boite de dialogue qui aidera à réaliser plusieurs tâches à la fois.

• La barre de Formule (fx) est affichée juste au-dessous du ruban. C'est dans cette barre que s'affichent les informations saisies dans la celle active. Il vous est possible de modifier le contenu d'une cellule sélectionnée dans cette zone.

• Zone Nom est située sur le coté gauche de la barre de formule, et c'est dans cette partie que vous pouvez lire le nom de la cellule active. Par exemple cellule A1. Il vous est également possible de modifier le nom d'une cellule en cliquant juste dans cette Zone Nom puis saisir directement le nom de votre choix dans la zone et valider.

• Les barres de défilement (verticale et horizontale): elles vous permettent de défiler les pages de votre fichier; soit faire défiler vers le (haut/bas), soit défilement vers (la droite/gauche). Vous pouvez faire ces mouvements soit en pointant votre souris sur les flèches (verticale/horizontale) ou simplement vous faite clic droit sur l'une des flèches et choisir l'action dans le menu contextuel.

 Le Classeur: Présentation

Vous travaillez sur un document dans Word, dans Excel vous allez travailler sur un classeur qui est enregistré dans un fichier portant le nom Classeur1-Excel par défaut. La fenêtre principale de votre classeur affiche la feuille de calcule active et le nom de cette feuille par défaut est Feuil1 située dans la partie inférieure gauche (premier onglet) de votre classeur. Vous pouvez aussi double-cliquez sur le nom de cette feuille pour la renommée en saisissant un nouveau nom de votre feuille.

Une feuille de calcule est composée de colonnes et de lignes. Les colonnes sont nommées par les caractères alphabétiques ( A, B, C, ... XFD) et les lignes par des chiffres (1, 2, 3, ... ). Le nombre de colonnes que contient une feuille de calcul Excel est XFD = 16.384 et le nombre de lignes 1.048.576. Vous disposez alors de quoi travailler tranquillement. L'intersection d'une ligne et d'une colonne forme une cellule et vous disposez jusqu'à 17.179.869.184 (16.384*1.048.576) cellules dans une seule feuille de calcule, surtout dans les nouvelles versions d'Excel. Super non! 

 Vous pouvez identifier une cellule par l’entête de sa colonne et celle de sa ligne. On parle de la référence Exemple: cellule B5. Ce qui signifie simplement que cette cellule est située dans la colonne B et sur la ligne 5. Voir Tableau 1 ci-après:

 

	A	B	C	D
1
2
3
4
5		nnnnnn
6
7
8
9
10

Tableau 1: Cellule B5 (sélection grise) dans le tableau.

Comme Excel n'étant pas un logiciel de traitement de texte comme Word, il ne distingue pas majuscules et minuscules. La casse des lettre n'est pas à son actif. Vous pouvez saisir vos texte en majuscule ou minuscule, même les erreurs ne sont pas détectées automatiquement par Excel comme dans Word. C'est à vous donc de jouer. Vous avez alors l'entière responsabilité à traiter vos textes à votre guise. Tout dépend de vous. Chacun à son rôle, ou bien!. Excel est fait spécifiquement pour les calculs.

Lorsque vous pointez une case d'en-tête de votre feuille, le pointeur se transforme en une flèche noire, et qui indique la colonne ou la ligne correspondante. Positionnez-vous sur une cellule et il se transforme en croix blanche.

La cellule active par défaut à l'ouverture d'un classeur est A1. Lorsque vous sélectionnez plusieurs cellules à la fois, il forme alors une plage de cellules de couleur grise et la cellule de départ reste toujours blanche. Il y également changement de couleur au niveau des cases d'en-tête.

Pour supprimer les feuilles d'un classeur, il suffit simplement de faire un clic droit sur le bouton de votre souri et choisir l'option supprimer dans le menu contextuel. Il est aussi possible d'ajouter des feuilles dans un classeur en faisant un clic droit sur le nom de la feuille active et sélectionner l'option insérer puis feuille ou cliquer simplement sur le bouton + juste à coté de la feuille active. Dans les deux cas vous aurez une nouvelle feuille insérée juste à côté de la précédente.

MISE EN FORME DES CELLULES

Si vous validez après avoir saisi un texte dans dans une cellule, et que vous constatez une erreur par la suite, vous pouvez revenir sur la cellule et aller dans la barre de formule pour corriger l'erreur. Ainsi vous pouvez appliquer les mise en forme nécessaires, soit centrer le contenu, soit appliquer une couleur à votre texte ou autre encore.

La recopie

C'est une action qui permet de recopier le contenu d'une cellule vers une ou plusieurs autres située soit à gauche soit à droite de celle-ci.

Lorsque vous décidez de recopier le contenu d'une cellule dans quatre cellules situées dans la même colonne et ne contenant aucune information, vous allez procéder comme suit:

1. Sélectionner la cellule à recopier;
2. Pointer la souris sur le point de recopie (petit carré situé dans le coins inférieur droit de la cellule);
3. Maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé puis étendre la sélection aux quatre cellules vides; 
4. Après avoir relâcher le bouton de la souris, vous remarquez une plage de cellules sélectionnée comportant une cellule blanche. C'est la cellule de départ.
5. Le texte de départ sélectionné est ainsi répandu sur les autres cellules.

L'alignement

Excel définit automatiquement ses alignements qui se présentent comme suit:

• Le texte est aligné sur le bord gauche de la cellule par défaut;
• Le chiffre(nombre) s'aligne sur le bord droit de la cellule.

Vous pouvez modifier l'alignement par défaut à l'aide des outils d'alignement situés dans le groupe alignement du ruban.

La fusion des cellules

C'est une action qui permet de transformer plusieurs cellules en une seule, horizontalement ou verticalement. Ce qui permet de saisir les titres et entête du tableau; mais aussi la réponse à une certaine consigne dans le tableau comme par exemple: ''Le total général de la facture est:''.

Pour fusionner les cellules, il faut:

• Sélectionnez les cellules que vous voulez fusionner;
• Faire un clic droit sur la sélection et cliquer sur Format de cellule;
• Cliquez sur l'onglet Alignement puis cocher Fusionner les cellules en bas à gauche de la fenetre Format de cellule.
• Les cellules sélectionnées sont alors fusionnées. 

La bordure

Vous ne pouvez pas imprimer les colonne et lignes (quadrillage)  de la feuille de calcul Excel car le quadrillage de la feuille de calcul Excel n'est pas destiné à être imprimé. Vous devez alors appliquer la bordure à votre tableau avant de passer à l'impression.

Pour ce faire:

• Sélectionnez le tableau (toute la partie où la bordure doit être appliquée) que vous avez réaliser;
• Restez sur la sélection et faire clic droit;
• Dans le menu cliquez sur Format de cellule;
• Sélectionnez onglet Bordure puis contour et Intérieur selon vos besoins; il est également possible de choisir le style des lignes qui vous convient le mieux.
• Cliquez enfin sur OK; vous avez bien appliquer la bordure à votre tableau. Bravo!

Un tableau sans bordure se présente comme suit:

Fig a):

Libellé    Nombre    Coût Unit    Coût Tot

Total Général:                                    0

Voici la présentation d'un tableau quadrillé: 

Fig b):

Libellé	Nombre	Coût Unit	Coût Tot
Total Général:			0

NB: Il est clair que suite à l'observation des deux tableaux précédents: Fig a); Fig b), sans la bordure vous ne pouvez pas imprimer sur un support physique les lignes et colonnes.

Un monde dans lequel tout tourne 24 h/24; 7 J/7, vous avez toujours la possibilité de découvrir de nouvelles choses. 

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